科學辦公 精益求精——米易項目部將網(wǎng)絡引入工程管理
我公司承建的米易縣麻隴至晃橋引水工程I標段全線長21.6km，其中暗渠長16.4km，引水隧洞長5.2km，渡槽工程6座，取水壩4座。整個工程順山勢盤旋，曲折蜿蜒在崇山之間。本工程屬于典型的點多面廣線長工程，從一個作業(yè)面至另一個作業(yè)面行車時間少則半個小時，多則一個半小時。作業(yè)面有的在山腰陡坡之上，有的在山頂之巔，有的在谷底之中，施工現(xiàn)場管理人員和項目部之間主要靠電話或微信聯(lián)系。每到月底制作工資表和進行班組結算時，項目部都要通知各個作業(yè)面的現(xiàn)場管理人員報送考勤報表和工資、進度、消耗材料用量等。由于作業(yè)面較多且距離較遠，報送的時效性較差，且報送過來的單據(jù)都是現(xiàn)場管理人員手寫的，匯集到項目部的材料，項目部人員有不明白的要反復打電話詢問，或微信發(fā)照片交流溝通，每次工作前后都要歷經(jīng)不斷反復。為了提高項目部的管理效率，節(jié)省每次報送材料來往的麻煩，同時也為了能更加有效的搜集現(xiàn)場資料，項目部通過研究決定，將網(wǎng)絡引入到工程管理之中，提高信息搜集的時效性和便捷性，以達到資源共享，信息在線編輯實現(xiàn)共同辦公的目的，徹底改變項目內(nèi)部信息不均衡的現(xiàn)狀。由于施工現(xiàn)場沒有計算機和寬帶網(wǎng)絡，充分利用現(xiàn)場管理人員的智能手機進行辦公成為唯一可供選擇的方式。經(jīng)過項目部人員的不斷探索終于找到了解決問題的方式。
現(xiàn)場工作人員在工作過程中會拍攝很多現(xiàn)場照片，但是有限的手機內(nèi)存為現(xiàn)場施工管理人員帶來了不小的困擾，為解決照片占用手機內(nèi)存的問題，項目部申請了天翼云盤賬號，所申請賬號云盤容量為10T，該賬號為公共賬號。項目部為每個管理人員在公共賬號內(nèi)創(chuàng)建了自己的文件夾，管理人員可以隨時將自己工作中拍攝照片上傳到自己的文件夾中，供項目部所有人員共享。這就方便了項目部搜集各種影像資料，天翼云盤還可以保存工程施工過程中的所有文檔以及將來的竣工資料，有效防止現(xiàn)場人員不斷刪除手機中工程照片造成前期照片丟失的問題，也解決了現(xiàn)場人員手機內(nèi)存不足的頭疼問題。即便多年以后還可以隨時在云盤找到工程的相關資料，極大的提高了工程資料的完整性、安全性和持久性。
但是天翼云盤雖有強大的資源共享功能，卻不能滿足施工現(xiàn)場管理人員手機辦公的要求。為了彌補天翼云盤在辦公上的缺陷，項目部希望能找到可以在線辦公的平臺，但是功能強大的在線辦公平臺都是針對企業(yè)提供的付費服務，對于一個工程項目來說顯得沒有這么大的必要。在經(jīng)過多個平臺和云服務的對比篩選后，項目部最終選定了有道云筆記這個平臺。該平臺雖不具備強大的儲存功能，卻具有簡單的在線編輯保存文字和表格的功能。項目部根據(jù)其具有簡單文字編輯功能，將所需要搜集的信息在計算機上繪制成表格，并將表格發(fā)到平臺上公共賬號每個管理人員的文件夾內(nèi)，現(xiàn)場管理人員在手機上登錄有道云筆記APP，根據(jù)表格提供的項目每天按時填寫保存即可。公共賬號一個明顯的優(yōu)點就是每天項目部主要管理人員可以隨時關注信息是否及時填寫，能起到很好的督促監(jiān)督作用。
為提高公共賬號內(nèi)資料的安全性，我們設置了閱讀密碼，并要求所有項目部人員嚴格保密，不準對外泄露賬號和密碼，任何人不準私自刪除平臺上的文件?，F(xiàn)場管理人員每天只需在手機上登錄有道云筆記公共賬號，進入自己文件夾內(nèi)編輯本人負責作業(yè)面的文檔并保存，每到月底項目部可以直接在計算機上登錄公共賬號以word的形式導出該文檔，提取所需要的信息：結算人員可以直接根據(jù)表內(nèi)的信息編制班組結算單；資料員也可以直接提取信息編制施工月報；材料員能提取信息進行月底材料匯總；辦公室人員也可以每天直接提取信息寫施工日志；安全工程師也能很方便的提取信息與每個洞口作業(yè)班組及炸材公司進行炸材用量核對。相比于之前現(xiàn)場管理人員要根據(jù)項目部每個部門的要求報送資料，效率和準確性有了很大提高，也有效避免之前因手寫材料導致的各部門人員理解出現(xiàn)偏差的問題。為方便現(xiàn)場管理人員手機操作，將表格內(nèi)提前填上相應的日期和常用項目名稱簡稱，手機界面無論怎么瀏覽都能很方便的找到自己想要編輯的表格，先刪除表格事前填寫的內(nèi)容再編輯上自己需要填寫的內(nèi)容保存即可。這樣有效避免了因手機屏幕小而找不到對應表格問題的出現(xiàn)，在表格上預留有幾列沒有標注材料名稱的空格，方便項目管理人員根據(jù)實際情況填寫不常使用的材料名稱。有道云筆記不但方便現(xiàn)場管理人員為項目部提供信息帶來便利，還能為項目部和現(xiàn)場管理人員的進行信息核對帶來很大的方便，有效避免了之前的電話、微信或qq發(fā)照片低效率溝通的弊端。
為更好的讓項目部人員和現(xiàn)場管理人員能夠熟練應用以上兩個軟件，項目部于2017年8月29日下午召開會議，對與會人員進行現(xiàn)場指導。隨著大家對兩個軟件的不斷熟練，相信米易縣麻隴至晃橋引水工程項目部的管理效率會不斷提高，項目部也會在網(wǎng)絡化辦公的道路上不斷探索，為工程管理效率的提高不斷探索出新的方法。
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